DEKADE – Pemusnahan arsip menjadi pilihan kedua dalam rangka penyusutan arsip.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan sebelumnya. Misalnya, pemusnahan menjadi tanggung jawab pimpinan perangkat daerah. Adapun pemusnahan arsip dilakukan terhadap arsip yang tidak memiliki nilai guna, telah melalui masa retensi dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jangka Retensi Arsip (JRA).
Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. Prosedur pemusnahan arsip juga sudah diatur sedemikian rupa. Pertama dengan pembentukan panitia penilaian arsip yang melakukan penyeleksian arsip.
“Jika pencipta arsip atau suatu perangkat daerah belum mempunyai JRA saat ingin memusnahkan arsip, maka harus melalui prosedur persetujuan (rekomendasi) Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia,” kata Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan Dispustakar Kota Balikpapan Anytha Eva Maria.
Melalui prosedur Singa Sipit itu, ada beberapa manfaat dari penyusutan arsip bagi perangkat daerah. Antara lain, mengurangi jumlah arsip, tertatanya arsip dinamis, efisiensi ruang kerja, peralatan dan tenaga maupun dana. “Selain itu juga bisa saja menyelamatkan arsip yang berdaya guna sekunder, sebagai bukti pertanggungjawaban nasional,” ujarnya.
Selain itu memudahkan menemukan kembali arsip yang tersimpan dan diperlukan serta menyelamatkan arsip dari penyalahgunaan arsip oleh pihak tidak bertanggung jawab,” urainya. Ia berharap, perangkat daerah dapat melaksanakan penyusutan arsip untuk efisiensi kinerja kearsipan, seperti yang tertuang dalam arahan Wali Kota Balikpapan H Rahmad Mas’ud. (adv)
