DEKADE – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur (Kaltim) menggelar Rapat Koordinasi Pengawasan Sistem Kearsipan Internal, Selasa 31 Oktober 2023, kemarin. Berlangsung di Ruang Balai Pustaka DPK Kaltim, rakor ini diikuti 30 peserta dari 13 Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
Dalam sambutannya, Pelaksana Harian (Plh) Kepala DPK Kaltim, Taufik, mengungkapkan rakor ini dilakukan untuk memastikan pengelolaan arsip di setiap OPD berjalan sesuai mekanisme. Makanya, agar mengetahui permasalahan pengelolaan arsip di OPD, rakor ini membuka ruang diskusi dua arah. “Kami berharap rakor ini dapat meningkatkan kesadaran masing-masing OPD bahwa pengelolaan arsip harus berdasarkan mekanisme dan standar,” katanya.
Taufik menerangkan, pengelolaan arsip yang benar dimaksudkan agar tak hanya terawat. Tetapi juga bisa diselamatkan jika sewaktu-waktu terjadi musibah. “DPK Kaltim tidak bermaksud menggurui setiap peserta yang hadir pada rapat ini,” ujarnya. “Sebagai dinas yang bertugas melakukan pembinaan dan pendampingan, kami berusaha memastikan tata kelola arsip dapat ditaati agar arsip bisa tersusun secara rapi dan terstruktur,” timpal Taufik.
Sementara itu, Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim, Diana Rosalita, berharap diskusi pengawasan internal dapat menjadi ruang bagi setiap pengelola arsip untuk menyampaikan progres, kendala, serta hal-hal yang masih membutuhkan bimbingan DPK Kaltim mengenai arsip. Tujuannya tentu agar mendapatkan titik terang dalam pelaksanaan. “Kegiatan ini membantu OPD dalam mempersiapkan audit dan tata cara serta tata naskah keaarsipan yang tepat,” tuturnya.
Sebagai informasi, Rakor Pengawasan Sistem Kearsipan Internal ini digelar Bidang Pembinaan Kearsipan dan Tenaga Kearsipan DPK Kaltim. Hadir sebagai narasumber Arsiparis Ahli Muda, Zainuddin.
Selain itu, di rakor ini membahas mengenai proses audit yang akan dilaksanakan Januari sampai dengan November 2024 mendatang. Pemberian waktu audit untuk setiap OPD sendiri diberikan selama 3 hari waktu kerja.
Selain itu, OPD yang belum melakukan audit untuk periode kebijakan pengawasan tahun 2021 hingga 2024 berjumlah 22 OPD. Pada Juli hingga November 2024 direncanakan ada audit terhadap OPD yang tersisa dari 22 OPD yang belum diaudit. (adv)
