DEKADE – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kalimantan Timur mengajak masyarakat untuk menjaga arsip pribadi dan keluarga sebagai alat bukti yang penting dalam berbagai hal, termasuk masalah hukum.
“Kita tidak tahu kapan arsip-arsip ini akan dibutuhkan, misalnya untuk mengurus warisan, tanah, atau hak-hak lainnya. Jika arsipnya tidak ada atau rusak, maka kita akan kesulitan untuk membuktikan klaim kita,” kata Pelaksana harian (Plh) Kepala DPK Kaltim, Taufik, di Samarinda.
Ia mencontohkan kasus sengketa tanah antara warga dengan perusahaan yang sering terjadi di Kalimantan Timur. Menurutnya, salah satu faktor penyebabnya adalah kurangnya arsip yang dapat menunjukkan kepemilikan tanah secara sah.
“Kadang-kadang warga hanya punya surat keterangan dari kepala desa atau camat, tapi itu tidak cukup. Harus ada sertifikat hak milik atau bukti-bukti lain yang lebih kuat. Kalau tidak, maka mudah ditolak oleh pengadilan,” ujarnya.
Taufik mengatakan arsip pribadi dan keluarga tidak hanya berupa dokumen tertulis, tetapi juga bisa berupa foto, video, audio, atau media lain yang dapat merekam jejak sejarah dan identitas.
“Contohnya, jika kita ingin menelusuri silsilah keluarga, maka kita bisa menggunakan arsip-arsip seperti akta kelahiran, nikah, kematian, atau foto-foto keluarga. Ini juga bisa bermanfaat untuk kepentingan ilmiah, budaya, atau sosial,” katanya.
Ia menambahkan DPK Kaltim juga terus berupaya meningkatkan kualitas tata kelola arsip di instansi pemerintah maupun swasta. Salah satunya dengan mensosialisasikan kearsipan berbasis elektronik melalui aplikasi Srikandi.
“Srikandi merupakan sistem pengarsipan berbasis digital yang dapat meminimalisir kehilangan dan kerusakan dokumen. Aplikasi ini juga memudahkan pencarian, pengaksesan, dan pengamanan arsip,” tuturnya.
Taufik mengatakan aplikasi Srikandi telah disosialisasikan kepada seluruh sekolah tingkat SMA, SMK dan SLB Negeri se-Provinsi Kaltim. Ia berharap aplikasi ini dapat digunakan secara optimal oleh semua pihak yang membutuhkan arsip.
“Kami mengimbau kepada masyarakat untuk peduli dengan arsip-arsip mereka, baik yang bersifat pribadi maupun keluarga. Arsip-arsip ini adalah warisan yang harus kita jaga dan lestarikan,” pungkasnya. (adv)
