DPK Kaltim

Singa Sipit, Program Anyar Dispustakar Balikpapan soal Arsip (1)

DEKADE – Dinas Perpustakaan dan Arsip (Dispustakar) Kota Balikpapan punya program dengan nama unik; Singa Sipit.

Singa Sipit merupakan akronim dari Optimalisasi Peningkatan Penyusutan Arsip melalui Pengawasan Kearsipan Internal Kota Balikpapan. Tim Singa Sipit langsung dipimpin Kepala Dispustakar Kota Balikpapan Elvin Junaedi dan melibatkan Sekretaris Dispustakar Kota Balikpapan Mufidah Hayati, serta Kepala Bidang (Kabid) Kearsipan Dispustakar Kota Balikpapan Anytha Eva Maria.

Anytha Eva Maria menjelaskan, program ini untuk melaksanakan Peraturan Daerah (Perda) Kota Balikpapan Nomor 2 tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Regulasi itu dilengkapi dengan Peraturan Wali Kota (Perwali) Balikpapan Nomor 10 tahun 2020 tentang Pedoman Penyusutan di lingkungan Pemkot Balikpapan.

“Ada beberapa cara penyusutan arsip. Misalnya dengan pemindahan arsip inaktif (telah melewati jadwal retensi atau jangka waktu penyimpanan arsip), dari unit pengolah menuju unit kearsipan.

Bisa juga dengan pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, atau penyerahan arsip kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). Dalam hal ini yakni Dispustakar Kota Balikpapan,” ujar Anytha, ditemui di Dispustakar Kota Balikpapan, Jalan Piere Tandean, Telaga Sari Balikpapan, kawasan Gunung Pasir, Rabu (1/11/2023).

Menurutnya, penyusutan arsip untuk setiap perangkat daerah perlu dilaksanakan, karena setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) melaksanakan kegiatan administrasi yang menghasilkan arsip. “Seiring berjalannya aktivitas, maka volume arsip akan semakin bertambah yang berakibat terjadinya penumpukan arsip, apa bila tidak dilakukan pengelolaan dengan baik,” ungkapnya.

Adapun proses pemindahan arsip inaktif dari perangkat daerah ke LKD, prosesnya akan dilaksanakan dengan disertai berita acara. “Hal itu dilakukan agar jelas tanggung jawab masing-masing unit (perangkat daerah dan LKD), dan untuk menghindari masalah yang timbul kemudian hari,” ungkapnya. (adv)

Related Articles

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Back to top button